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移動報銷軟件的功能與問題分析

作者:未知

  摘要:這篇文章從移動報銷軟件的功能需求出發,探討其模塊的組成,分析移動報銷軟件使用過程中存在的問題,提出應對措施,將協助開發人員進一步開發。
  引言
  企業的各種開支中,報銷是重要的一項。隨著近年來電子發票的普及,越來越多的商家開始使用電子發票,隨身攜帶的手機成為消費者存儲電子發票的重要工具[1]。這些消費者中有一部分是企業的員工,為了及時報銷、收到打款,隨手進入移動報銷平臺,填寫數據,上傳電子發票,提交費用報銷流程,這種無縫銜接的費用報銷場景正是用戶需要的。電子發票激發移動報銷需求,移動報銷軟件服務于企業內電子發票接收、報銷、校驗、入賬環節進行流程化管理,解決企業財務管理人員的后顧之憂。
  一、移動報銷軟件的功能需求
  目前市場報銷管理軟件種類繁多,側重點各有不同,兼顧運用多個場景。除了日常報銷外,還有差旅報銷、招待報銷、費用報銷、采購報銷等功能;當企業有特殊需求,例如采購成本居多時,希望報銷審批工具當中能夠兼容企業經常采購材料的平臺數據,相關采購費用也能導入到報銷工具中;當差旅人員較多時,需要使用報銷審批軟件對差旅人員進行管理。
  員工通過移動報銷軟件可以直接掃描發票二維碼,或者從各類支付平臺中導入消費記錄一鍵生成報銷單,提交上級領導審批。例如企業接入微信電子發票解決方案后,員工只需把電子發票都保存在微信中,報銷時直接提交財務,財務人員無需發票查驗,支付報銷款項完成報銷流程,生成記賬憑證并且與企業財務系統對接。移動報銷軟件一般由申報、審核、發放費用、系統銜接等模塊組成。
  (一)申報
  1.采集圖像。包括圖像采集與圖像管理兩個功能。利用移動終端相機拍攝采集財務原始憑證圖像,實現隨時隨地上傳原始憑據圖像;通過二維碼識別票據信息,且在上傳原始憑據圖像時自動實現發票的查重;通過圖像采集系統,在會計核算過程中將會計憑證和原始憑證圖像關聯。支持對已采集圖像的查詢、編輯、刪除、提交以及發起報銷等操作。
  2.設置科目。自定義費用類別,例如差旅費、辦公費、交通費、餐飲費等,合理規劃、靈活設置報銷時間,增減報銷項目和科目,更加規范財務管理。
  3.自助報銷。業務人員采用驗證方式發起報銷業務,滿足員工隨時隨地通過移動終端申請費用報銷;支持收款人查詢費用報銷的到賬情況,顯示總金額,便于用戶了解報銷進度。融合移動APP端與PC端的數據,實現數據共享。
  (二)審核
  1.設置審核權限。審批過程中設置帶有審核權限的節點,當報銷申請人提交審核后,在通過審核節點負責人的審批之后進入下一審核權限的節點,每個節點之間通報交接聯系,每個節點有各自的審核權限。完成全部審核節點流程之后才可以通過審批,如果不符合條件或者出現錯誤則會及時反饋給報銷申請人或者上一級審核節點負責人重新審核。
  2.移動審核。利用移動終端進行在線審批,集成移動APP端與PC端的數據,縮短審批周期。可查詢審核單據信息、審核記錄以及審批結果;可按查詢條件檢索待審核單據,支持待審核單據的消息提醒。審核過程中查驗審核人的指紋。
  (三)費用發放
  財務人員在審批通過后轉賬對已審批的報銷單進行轉賬,并且為了減少發放費用時對象上、金額上的錯誤,提高發放報銷費用的效率、減少出納人員的工作量,支持批量轉賬。在發放的過程中記錄每一筆數據,當發放出現錯誤時提示數據記錄不符,發放費用失敗。
  (四)系統銜接
  移動報銷軟件通過開放接口實現與現有企業財務系統相結合。將報銷信息數據導入到現有企業財務系統中,簡化企業財務管理的流程,使企業財務管理的過程更加透明,降低企業成本。
  二、存在的問題
  筆者調查了市面上出現的幾款移動報銷軟件,企業微信、釘釘等,發現了其使用過程中存在以下幾個問題。
  1.軟件識別存在盲區。在提交電子發票報銷時,發票的真實性很容易就會被一些別有用心的人通過一些軟件修改,比如發票號碼,從而生成一張“新的發票”;有的還可能存在修改戶頭在不同單位報銷。同樣地,發票可以多次重復打印,電子發票報銷很難判別是否之前是否提交過,如果不同的人或者同一個人在不同時間拿著同一張發票來報銷,會計很難記得住這張發票是否使用過。
  2.軟件操作界面不友好。有些菜單較為凌亂,即使對頻繁使用財務報銷軟件的人群,哪個功能通過哪個菜單進入也不能一目了然,還要到處點點、摸索看看才可以操作,而且當前有幾個待審核的報銷單據也沒有顯示出來,有時進入了系統也不知道是否有待審核的單據。
  3.功能不夠智能化。非財務人員使用次數少,對軟件操作流程不了解,加上報銷人不知如何歸屬報銷,偶爾填寫費用時,又沒有提醒的功能和流程操作的幫助消息,也沒有郵件提醒功能,審核的效率較低[2]。
  4.審核過程不夠透明。公司的管理比較規范,每個部門的費用都有嚴格的審核流程的情況下,往往需要3~4道審核環節。報銷人填寫好費用報銷單后,往往不能知道當前審核的階段、費用發放的時間、報銷單據的審核人員。
  5.使用過程過于死板。沒有注冊功能,報銷人無法選用自己習慣用的用戶名,不可以修改用戶名。
  三、應對措施
  開發移動報銷軟件時采用OCR技術,提高真實性,快速導入發票。針對部分紙質發票,通過智能驗票幫助企業驗真、將發票數據導入電子發票夾。并且結合用戶的實際使用場景開發移動報銷軟件,針對不同業務場景部署應用,功能模塊隨需而變,軟件實現個性化的數據流轉。報銷軟件安裝到用戶手機后,通過智能語音助手識別用戶的語音操作指令,提醒用戶審核的進度,操作流程更加透明。除了關聯的業務信息模塊之外,軟件可采用開放的平臺集成技術、豐富的應用開發工具,為不同組織提供集移動差旅管理、移動費用報銷管理及企業財稅周邊服務等業務于一體的智能報賬服務。
  另外,企業需建立健全有效的、系統的內部控制機制。內部控制機制作為一種在業務運營中時時監控和每個部門和崗位之間環環相扣、相互制約的動態監督機制。
  針對以上使用中出現的問題,移動報銷軟件采用可以下流程解決。
  一掃:用微信等軟件掃一掃發票二維碼采集發票信息;
  二驗:通過國信稅務信息接口,對發票信息進行匹配、識別真偽;
  三存:驗真后的發票數據會自動保存到個人發票夾備用;
  四報:報銷時,直接從個人發票夾導入發票,快速報銷,一經報銷發票即刻會被鎖定,防止重復提交。
  結語
  大數據時代,數據越來越透明,信息的使用也更加便捷。移動報銷會逐漸普及到各個領域,打破企業內外部財務信息壁壘,構建企業財稅、業務信息流通渠道,促進報銷全產業鏈融合。企業從消費到報銷,電子化信息有依有據,每筆費用無論大小都變得更加透明可控,移動報銷環境讓員工合理利用碎片化時間,隨時隨地處理業務,降低辦公門檻,提高報銷效率,降低企業成本,適應集團企業發快速展的現狀和管理要求,為提升內部管理層次、改善現有財務管理模式提供了更有效的方式。
  參考文獻
  [1]鄭曉東,欒國森.基于Activiti的移動平臺財務預算報銷流程分析與實現[J].軟件導刊,2016,15(04):121-123.
  [2]高微笑.互聯網背景下高校無等候報銷的研究[J].會計師,2017(01):67-68.
  作者簡介:趙夢宇(1998-),女,安徽省淮北市濉溪縣人,本科在讀。
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