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    企業合同管理風險辨識及評價研究

    作者:未知

      [摘要]近年來我國公司越來越重視法律風險,同時合同管理也得到關注,因為企業因合同管理出現的問題越來越多,所以合同管理也成為被納入企業法律層面考量的重要因素。對于合同風險的管理,首先要通過辨識找出風險,然后對其進行分析,最后規劃設計降低風險的方法,在實施方法的過程中進行監控。文章主要采用對專家的問卷調查與深度訪談,從實際情況中總結出合同管理風險辨識的要點,最后在采用模糊矩陣法來舉例評價某項合同管理中的風險。
      [關鍵詞]企業合同管理;風險辨識;評價研究
      [DOI]1013939/jcnkizgsc201913078
      1引言
      在2005年,呂立山學者分享了分析中國百強企業的法律風險環境的報告書,這是首次將該議題代入公眾的視角當中,引起了熱烈而廣泛的反響,學界和法律界一直對法律風險研究中的公司治理和知識產權管理研究較多,合同管理較少,更不用提合同管的風險研究了。隨著法律法規的規范與發展和全球化經濟競爭提出的更高的要求,我國企業逐漸認識到法律意識的重要性。稍微有一點規模的公司都會設立法務部,法務部的地位也逐漸重要。然而,法務更注重于訴訟的管理,對于合同管理相關業務則沒那么上心。近年來許多企業轉變了發展理念,對于合同管理的重視程度超過訴訟管理。
      2合同風險管理辨識
      文章對這部分的研究主要采取專家調查法,聯系法律理論專家和公司較為資深的法務部工作人員進行深層次的訪談,從與他們的訪談中獲取深層次的信息了解到合同管理有哪些風險需要辨識。有以下5個方面的風險要素。
      (1)組織結構風險。從制度到配備的人員來講分為四大部分:合同管理體制是否完善與完備、有無設置專門的合同管理機構、管理合同的部門是否功能完備與健全、外聘公司法律顧問或律師的專業素養。首先講合同管理體制,這種體制需要與公司客觀情況相匹配,合同管理體制的運行主要采用分級授權和集中管理兩種模式,這兩項各有各的好壞,最終采用哪種取決于該種體制是否有利于公司的發展與保障公司運營的順利進行;專門合同管理機構的設置情況是看一個公司有沒有設立這樣一個機構,除了具備與否之外,該部門的功能是否健全與完備,能否支撐公司的業務開展也是考核的重點;核心參與者如外聘法律顧問或內部律師,他們的專業技能水平與素養對整個合同管理的水平的高低有著決定性的影響。
      (2)人力資源風險。這里的人力是指所有涉及合同管理的參與人員,這些人的所帶來的合同管理的風險主要有以下幾個方面:首先是公司內部工作人員,本文將從高層、到中層、再到底層和相關人員來論述:最高級即公司負責人的法律意識的強度、再往下則是合同管理部門負責人的法律知識與法律工作經驗、其次是合同管理人員的業務技能水平。他們彼此之間的協調配合度和整體的法律相關水平對合同管理會產生重要的影響。像檢察院、法院這種屬于外部力量的相關機構,他們能否給予公司合同管理足夠的支持,以及這些人員的數量是否充沛,法律環境是否穩定等都是重要的影響因素。
      (3)合同管理制度風險。這種風險是有關合同管理制度的一切相應的好的特點是否具備。健全著重于該項制度是否全面與完善,明確程度指該項制度的說明是否清晰規定是否明確,靈活程度是指能否跟隨公司業務的變化和法律法規的變化而及時調整,適應實際情況,統一和諧程度是指是否會出現相互矛盾的情形。
      (4)合同業務流程風險。流程風險是指流程的規范程度、效率性、可操作空間和有效性這四大部分。業務流程的規范性的含義是說合同管理流程與公司規章制度是否相融合匹配;流程的效率性是說在操作某項業務時會否因為流程設置過于繁冗而受到阻礙,或者該項流程是否相比以前讓業務的進行更順暢。流程的可操作性是說流程是否能夠付諸實踐與管理,是否會過于不切實際;流程的有效性是流程效果的體現,檢驗能否預防合同管理中的各項業務風險。
      (5)合同信息管理風險。目前大多數公司利用合同管理軟件來對合同進行管理,這是合同管理的主要途徑,考慮到其身為軟件性質,從以下四個方面來論述合同信息管理的風險。對信息來說,其來源的可靠程度和傳遞的快速與否和是否能夠給決策提供有用的資料是信息的重要特點和應達到的基本要求,如今利用網絡來對合同業務進行管理與操作是合同管理業務上的潮流與趨勢,網絡環境的安全穩定成為了合同信息管理的重要考量因素。
      3合同管理要素風險評價分析例舉
      辨識出合同管理風險之后,在這基礎之上用較為科學的評價分析方法測評企業合同管理的風險,從而幫助企業的管理者在找出合同管理的重點和難點時提供思路,然后做出相應的改進。通過發放風險調查問卷實地調研某企業的合同管理情況,將數據進行收集與整理,最后對該企業的合同的風險情況做出評價。問卷調查是合同管理重點,是要素風險點和流程風險點,還有對頻次最高及危害程度最大的合同管理流程風險點進行調查。
      文章采用模糊綜合評判法進行評判,該評判法的應用范圍常見于環境評價、經濟管理評價和教學過程評價等。它的定義是利用模糊關系合成的原理,將一些邊界不清、不一定量的因素定量化分析評估。應用合同風險管理的驗證步驟如下:
      (1)首先,對要評價的目標設定一個范圍閾值 M ={m1 , m2 , … ,m5},將合同管理風險的五大因素用字母m來代表。
      (2)其次,把影響因素用不同的等級來表示其風險的高低程度 N= {n1 , n2 , …, n5}從1至5是不同的級別,1=最低,2=較低,3=中等,4=較高,5=最高。
      (3)進行單因素評價, 建立模糊關系矩陣R 。在構造了等級模糊子集后, 就要逐個對被評事物從每個因素mi(i = 1 , 2 , …, 5) 上進行量化, 也就是確定從單因素來看被評事物對各等級模糊子集的隸屬度(R /mi) , 進而得到模糊關系矩陣。
      (4)文章給20名專家發放了調查問卷,根據問卷中的信息,建立一個模型,這個模型即是模糊關系矩陣。從這個矩陣中整合專家的意見后得出的專家有關合同管理風險中五大因素的風險等級評價:最高是人力資源,較高是合同業務流程,中等是組織結構,較低是制度,最低是信息管理。
      (7)采用模糊綜合評價法后可以得出以下結論:首先該企業的整體合同風險的水平不高,甚至可以說是中等偏下,盡管整體的結果令人滿意,但是某些風險因素的風險值較高,例如:人資風險。另外,通過座談的得知到企業整體的法律意識薄弱,法律工作者的技能水平不高,其他部門與法律部門的合作不盡如人意。
      (8)在座談中了解到該企業頻率高且危害大的風險點是書面簽約風險,此類問題經常被反映,很多合作方不按照規定簽約,更有甚者出現事后補簽的狀況,這兩種簽合同的方式風險極高,要杜絕這類問題的發生關鍵在于有關于合同簽約的制定制度和完善流程。從制度上來說要明文規定上述兩種錯誤做法的懲罰手段。簽約的流程也是需要不斷改進,對于流程的改進主要的目的還是實施在合同管理時的監控,審核每個簽約環節,減少因流程缺失或疏漏而帶來的簽約風險。
      4結語
      文章主要通過調查專家進行座談訪問來辨認識別合同管理中所出現的風險,并對每一種風險進行了分析說明。最后采用了定量的方法即模糊綜合評價的方法來論證合同風險的評價與分析,具體手段是通過舉例來說明。
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