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對加強公證檔案管理工作的思考

作者:未知

  摘 要:目前,我國的公證檔案管理是公證機構的一項重要組成部門,因此要促使相關人員加強對公證檔案管理的工作思考和力度,要不斷改善和完備公證檔案管理工作的體系,積極有效的強化有關人員的檔案管理意識。文章通過對加強公證檔案管理工作的思考,來不斷加強公證檔案管理的信息化和現代化,提高和改善我國服務公證的具體職能。
  關鍵詞:公證檔案;管理工作;思考
  公證檔案管理我國公證管理制度和能力實現優化和發展的重要體現。只有科學正確的認識到公證檔案管理的歷史價值和要意,才能夠積極有效的促使公證檔案管理工作的開展和落實,切實的做到對公證檔案管理的工作研究,使其能夠完成公證檔案的具體收集、整理、立卷、歸檔、保管工作的有序推進,進而發展成為良好服務社會的重要力量。
  1 加強公證檔案管理工作的必要性
  公證檔案管理是目前我國的公證機關證明活動的有關記錄,能夠切實的維護當事人的有效權益,因此,保障公證的效力是一項十分重要的事情。對于目前研究公證事業發展的道路,需要積極實現對公證檔案管理工作的全面深化改革,使得其能夠達到更好的發展形態和趨勢。加強公證檔案管理工作的有效實施是一條必然的道路,公證檔案文書一個具有客觀事實存在基礎要素,因此在公證檔案管理工作中其本身特殊的位置決定了其性質,這是歷史和時代的必然所需。加強公證檔案管理的收集、整理、立卷、歸檔、保管等具體工作也是能夠實現檔案有效管理的基礎步驟,并且實現加強公證檔案管理工作能夠促使公證行業的健康發展和改革[1]。
  2 目前公證檔案管理工作的欠缺和問題
  1)對公證檔案管理的重視度欠缺和混亂。目前我國公證檔案管理雖然在不斷的發展和改善,但是依然存在著一定程度的欠缺和問題,制度的不完善會導致保障措施的落實受到一定的影響,進而使得公證材料不能完成及時有效的立卷歸檔工作造成卷宗管理的混亂場面。并且還有的公證卷宗會出現隨意擺放、抄錄、復印、外傳等違法亂紀的現象。
  2)公證檔案管理設備的不完善。我國很多的公證處檔案管理工作依然停留在通過手工管理的方式來進行具體的工作展開,這種傳統模式的管理模式一方面會使得有關人員的工作量變大,并且不利于工作效率的提升,另一方面人工管理的方法難免會出現一定的錯誤,這就在一定程度上加大了公證檔案管理工作的難度系數。這種欠缺現代化管理的模式,使得在公證檔案管理工作的質量較低、查找較慢、使用率較低等等都是無法保障公證服務質量的現象。
  3)隨著公證業務的開拓和變化。在沒有及時調整和修訂公證檔案管理的辦法和策略中,所表現出少數工作人員對管理的機制不夠熟悉的問題。在管理的具體工作當中業務學習的培訓力度不夠,公證人員對于管理知識有一定的缺乏。除此之外,目前我國公證檔案管理工作的不足更多的表現在工作人員對公證文書立卷、歸檔、保管工作的管理力度不夠,并且對一些管理當中所存在新問題認識不足無法做出及時的判斷和解決。公證檔案立卷有一部分存在不規范的現象,導致檔案分類定位的不確定性[2]。
  3 加強公證檔案管理工作的具體措施
  《公證法》是我國針對公證文書的歸檔和保存工作所上升到法律程序的一項職責標準。為了行之有效的實現我國在新發展形勢之下的公證檔案管理工作有序的開展和深化,就必須進行一定法律制度的約束和規范,在得到一定法律制度保護的基礎上實現公證制度機構的有效建立,為公證活動的有效展開提供重要的服務和支持,這就要求公證機關有效加強公證檔案管理工作的重視和落實。
  1)強化全員檔案意識的加強。我國公證處的基礎職能便是通過出具一定的公證文書來得以實現和發展,所以公證文書是一個極為重要的法律文書,對于其的收納和管理都將受到法律的保護,必須實現法制化的規范管理體制。積極做到公證檔案管理的合理分類、規范立卷、妥善保管來實現管理制度的優化和便捷。首先需要公證管理的人員進一步加強管理的意識和能力,嚴格執行和實施公證檔案管理的每一項基本任務和流程,積極有效的抓住工作的重點。其次要加強檔案工作人員的專業素質和品格,在其進入工作崗位之前要進行一定的崗前培訓,經過學習以后再上崗工作。并且要實現對檔案管理人員的崗位責任制度進行有效的調整,采用績效考核的模式來對其進行一定的明確分工,做到統一有效的管理體制。最后,要切實有效的做到對公證機構在檔案用房方面的投資力度和檔案室的防水防盜等意識,不斷的加強公證檔案管理的完善[3]。
  2)切實抓住公證檔案管理的關鍵環節。公證檔案是通過公證機關集中管理由專人負責的一項重要工作,公證文書的具體分類、借閱、保管、防護等工作是公證檔案管理工作當中幾個重要的環節,因此,需要有關部門進行一定的規章制度制定,使得在問題發生和解決的過程中能夠做到有制度可依。對于立卷和歸檔,公證文書的分類立卷和歸檔保存是目前檔案管理中一項基礎的工作。促使有關人員按照規定的程序來進行公證文書的分類整理和排序,形成案卷的保存。歸檔保存期是將已經裝訂好的公證檔案材料限期三個月對檔案專職人員進行移交管理的保管工作。需要有關人員積極做好組卷、排列序號、編目裝訂、歸檔四個要素的完成。
  在借閱和查調的情況下,公證文書則不同于我國黨政機關一般而言的文件資料,而它具有一定的法律效力,是一項嚴格受到法律支持和保護的。凡是借調和瀏覽等活動都需要進行一定的匯報和審批,一般的個人或是其他單位是無法做到借閱的。在關于公證文檔的保存之中也需要注重其保存的時間和年限,對于某些超出保管期限或者是毫無價值的公證文書檔案需要進行嚴格的處理,要經過對《公證檔案管理辦法》中的具體條例,來對其進行銷毀和處理,避免擅自自銷公證檔案的情況發生。
  3)加強公證檔案的信息化管理。伴隨著我國計算機網絡的不斷廣泛使用,也將為公證行業的發展帶來一定的機遇。在公證檔案管理工作中建立計算機系統的有效途徑使得其不在局限于傳統的人工操作,而實現現代化、科技化、數字化的操作流程。積極有效的實現電子文件的歸檔和保存工作,能夠加深對公證檔案管理的有序性和安全性,這種致力于提高公證檔案工作的現代化水平,伴隨著科技的不斷創新也能夠使其獲得更好的應用。目前我國對于電子檔案的利用和傳輸方面都有了更多的思路和舉措,能夠實現紙制文件無法做到的優勢地位,這種有效的儲存和歸納能夠為公證人員的工作提供全方位的幫助和支持,使得完成高效、快捷的工作內容。
  在進行數字化歸檔的文檔保存和傳遞中,要積極體現工作的標準化、有序化、規范化,杜絕出現互不相容的和重復建設等現象的發生。在信息化管理的基礎上要完善電子文件的法律效力和兼容性、可遷移性、可保護性、可修復性等問題的研究,來不斷提高其工作的效率。除此之外,還要加強對部分重要文檔要轉換為紙制或是膠卷等其他載體的多種儲存方式,以此來避免重要文件的丟失。公證活動的性質會在一定意義上決定其檔案所保存的長久完整性和真實性,通過具體措施和改革的工作不斷細化來增加公證檔案管理工作的有序推進[4]。
  4 結束語
  綜上所述,實現公證檔案現代化管理是有關工作部門在目前社會發展形態當中必須要實現的道路和目標發展,通過實現檔案信息化的建設來改變傳統管理模式所難以突破的問題,切實做到提高管理水平和積極創新的管理意識來不斷與時代發展同行。
  參考文獻
  [1]吳志虹.對加強我省公證檔案管理工作的思考[J].云南檔案,2013(7):15-16.
  [2]吳展文.初探公證檔案工作[J].祖國,2017(12):123-124.
  [3]張新暢,程月梅.新時期如何加強檔案管理工作的思考[J].祖國,2017.
  [4]李慧敏.關于做好公證檔案工作的幾點思考[J].山東檔案,2019,228(01):69-70.
  作者簡介
  李偉力(1975-),男,法學本科,中級館員,主要從事公證與檔案管理方面。
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