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    企業實施財務共享關鍵因素研究

    作者:未知

      [摘 要]隨著我國經濟的高速發展,財務共享已經成為我國企業在現階段面臨的必然選擇。財務共享一方面變革了傳統的工作模式與方法;另一方面使得其流程得到優化,提升了企業的運行效率。文章通過對財務共享產生的背景等情況進行描述,進而分析企業實施財務共享的關鍵因素。
      [關鍵詞]財務共享;流程再造;組織機構
      [中圖分類號]F426.61
      在當今時代我們能夠看見周邊不斷涌現出各類共享產品,共享經濟在我國迅速發展,例如共享單車、共享汽車、共享雨傘以及共享紙巾等,同樣在財務領域也出現了一個新詞——“財務共享”,它與別的共享不同,不是簡單的物品共享,而是一個財務業務流程再造的過程。
      1 財務共享相關理論分析
      1.1 財務共享的概念
      財務共享是針對公司財務業務的一個處理方式,它是將公司能夠標準化和規范化的財務業務流程全部予以標準化和規范化,之后再對該流程進行重新梳理,使得這些信息數據能夠在財務共享服務中心中進行統一的處理。經過財務共享后,可以極大地降低人工成本、減輕員工的工作負擔、提高工作效率和準確率,同時還能夠提升服務質量,提高客戶滿意度。
      與共享單車、共享汽車、共享雨傘以及共享紙巾等其他的共享相比,財務共享的原材料并非某一類特點的商品,而是財務業務。
      財務共享看上去是一個簡單的概念,但是如果想讓財務共享真的發揮其作用卻并沒有那么容易。首先實現財務共享需要將企業中的業務流程進行規范化以及標準化,比如制定統一的管理制度、使用統一的會計政策以及會計科目等。其次需要有信息技術來作為支撐。除此之外,公司還需要實現業財一體化,也就是讓財務人員了解公司業務的具體內容以及實際操作情況等。總之,實施財務共享并非一件容易的事情。
      1.2 實施財務共享的背景以及目的
      1.2.1 實施財務共享的背景
      (1)公司規模擴大,分支機構數量增加。隨著我國經濟的不斷發展,國內企業的規模也在不斷壯大,經營成效顯著,甚至有些公司的經營業務遍及國內外,而為了滿足企業這種發展的需求,必須在其他省或者國家設置分支機構或者分公司來處理企業的事務。
      (2)集團公司管控風險增大。企業集團內分支機構或分公司各自進行財務核算,風險管控更是各自把控,這就導致企業集團內部會計信息質量以及管控水平參差不齊,企業集團的管理和控制難度加大,同時企業集團無法獲得準確全面的財務數據,不能及時了解各分支機構、分公司的經營情況,進而無法做出相應的決策。
      (3)財務與業務脫離。在企業集團內部,公司的財務僅僅限于做賬、現金的收付以及其他只與財務相關的內容,可能并不了解公司的經營業務,而公司的業務人員不了解公司的財務制度,這就導致財務與業務相脫離。比如由于財務與業務的脫離,會導致財務所提出的降低成本的方式在實際生產制造過程中根本無法操作等。
      (4)企業成本較高。隨著我國經濟的發展,人均國民收入在不斷增加,這對于企業來說就是其經營成本,每增加一個人就會增加一個人的費用。除了人工成本的增加,企業的其他費用也在不斷增加。
      1.2.2 實施財務共享的目的
      (1)降低成本,提高企業效率。在企業中,傳統的財務一般都是通過各種紙質的憑證來進行賬務處理等程序,成本高,而且效率較低,憑證容易損壞。而實施財務共享之后,這一問題可以得到解決。以公司人員進行費用報銷為例,實施財務共享之前都是員工在花銷之后拿著發票、火車票以及汽車票等來財務進行報銷,甚至一些外地的員工需要將這些票據快遞寄回公司,這種方式效率低,而財務人員在辦理報銷時需要工具對這些票據進行粘貼、整理,這就會在無形中增加企業的運營成本。實施財務共享之后,員工出差的信息可以直接通過拍照的方式進行影像掃描,不需要紙質的票據作為依據,這一方面大大降低了企業的運營成本,另一方面也提高了財會人員報銷的效率。
      (2)加強集團公司對其下屬分公司以及分支機構的管理。實施財務共享之前,企業集團各分公司或者各分支機構都是各自進行企業核算,由于各企業采取的會計估計或者會計政策可能不同,使得企業集團很難實現對整體的控制;而實施財務共享之后,各分支機構、分公司都將材料直接上傳至總部的財務共享服務中心,由財務共享服務中心統一進行處理,這就有助于企業集團知曉各分公司、分支機構的情況,并能夠對其實施有效的管理。
      1.3 財務共享的形成與發展
      財務共享由于其特有的優勢,在20世紀80年代就受到國際跨國公司的推崇。20世紀80年代福特公司在歐洲成立了第一家財務共享服務中心,在此之后許多國際跨國公司以及大型企業都紛紛效仿實施財務共享,這不僅提高了服務水平,同時也實現了營運效率的提高。美國的《財富》雜志之前做過一個調查,其調查結果是在500強的企業中,有85%的企業已經完成或者正在建設財務共享服務中心,不僅如此,歐洲超過半數以上的企業也已經完成或者正在建設財務共享服務中心。
      在我國國內,大連、西安、天津等城市依靠其得天獨厚的地理優勢或人才優勢成為設立財務共享服務中心的優良選擇。但如果我國的企業只是單純的引進國外公司的經驗,不能結合我國的實際國情來進行變通,財務共享也很難在我國順利開展。因此,企業在實施財務共享時要充分考慮我國的實際國情,從實際出發。
      1.4 實施財務共享的優勢以及達到的成效
      1.4.1 實施財務共享的優勢
      與傳統的財務管理模式相比,財務共享有其自身所獨有的發展優勢,具體有以下幾點:
      (1)能夠有效地降低成本。首先財務共享服務中心的選址一般都會選擇在一些人工成本相對較低的地方。其次財務共享服務中心這種機構會形成一種新型的組織結構,再加上其相應的激勵政策,這些都能夠促進企業文化向良好的方向發展。最后財務共享服務中心的工作依托于信息技術,材料的獲取絕大部分都是通過網絡或其他平臺,這就為企業節約了一大部分的成本。   (2)能夠提高財務工作效率。財務共享服務中心能夠匯集來自各分公司、分支機構的信息,其中的工作人員也相對集中,便于開展財務工作,提高工作效率。
      (3)為企業的發展戰略提供更多的支持。財務共享的實現使得財會人員不再限制于算賬,這些工作通過信息技術能夠實現快速的處理。這就使得一大批傳統會計需要向管理會計進行轉變,更多地為企業經營決策做出分析等。
      1.4.2 實施財務共享達到的成效
      財務共享除了可以降低公司的人工成本、提供財務工作的效率,同時還能夠將財務工作與公司的發展戰略相匹配,進而實現控制風險、提高客戶滿意度等目的。其具體成效包括以下幾點:
      (1)降低成本的過程中規范業務流程。據相關數據顯示,多次獲得“財務會計信用等級A級單位”“企業資信等級AAA”稱號的企業,其財務人員僅為公司總人數的0.8%,水平較高。在財務共享服務中心所有的流程都是通過標準化與規范化處理的,在該中心能夠對這些業務進行統一的處理。
      (2)能夠科學地實施風險管控。一般公司的財務共享服務中心隸屬于集團總部,因此集團下屬分公司以及分支機構的一部分財務業務全部通過總部的財務共享服務中心來完成,這有助于集團總部對其分公司、分支機構的控制,并將風險控制嵌入業務流程并且由系統及時地進行風險控制,通過這種風險預警來推動業務的改善。
      2 企業實施財務共享關鍵因素分析
      一個事情的成功必然有其關鍵因素,當然財務共享也不例外,要想獲得財務共享的成功,一個公司就必須抓住其關鍵因素,實施財務共享的關鍵因素有:戰略規劃因素、信息系統因素、流程管理因素、組織機構因素、績效管理因素以及人員管理因素等。
      2.1 戰略規劃因素
      戰略規劃對一個企業的發展尤為重要,它掌握著公司未來的發展方向,負責組織和制定一個公司發展的長遠目標。一般對于一些大型公司而言,他們的戰略規劃包括未來50年的發展計劃,而其具體的規劃要分為三個階段:第一階段是確定其發展目標,即公司在未來的發展過程中想要實現的目標;第二階段是制訂發展規劃,即根據第一階段的目標開始規劃具體如何實現目標,采用什么方式、什么手段以及方法來保障其順利實現,這就是戰略規劃;第三階段是要將之前的規劃形成文本,對其進行審批,如果審批沒有通過,可能還需要對多個程序進行迭代,并考慮如何將其進行修改。
      戰略規劃與整個企業的發展都息息相關,公司在實施財務共享過程中,要重視對戰略規劃的制定,該規劃要符合公司目前的發展狀況,不能好高騖遠,同時在規劃中也要明確實現目標的具體操作方式。
      曾經有人指出,評估一個公司財務共享實施效果如何,首先應對其戰略規劃進行評估。這是因為清晰明確的遠景定位以及戰略目標能夠保證該方案在設計以及執行過程中目標明確,且能夠保證與客戶需求相一致。
      比如,如果企業集團在企業發展過程中采用的戰略是低成本戰略,那么企業集團就希望能夠通過實施財務共享來降低其企業經營的成本,進而為組織創造價值;如果企業集團在企業發展過程中采用的是差異化戰略,那么企業集團就希望通過實施財務共享能夠形成與同行業其他競爭者不同的地方,形成其具有自己特色的競爭優勢;如果企業集團在企業發展過程中實施的是國際化戰略,那么企業在實施財務共享過程中就希望財務共享能夠滿足其企業自身發展中國際化的需求,解決企業在國際競爭中面臨的人員投入較大、附加成本高以及標準化管理難等問題。
      2.2 信息技術因素
      我國經濟不斷發展,互聯網技術不斷發展,這勢必導致信息技術也要不斷加快其發展的步伐。信息技術是一個企業發展的支撐動力,它不僅能夠提高公司的生產效率,降低生產成本,同時也為公司財務領域帶來了一場新的革命。
      企業實施財務共享的一個前提是要有信息技術作為支撐,而信息技術的不斷發展和完善為企業間、組織間實施財務共享提供了有利的技術支持,這為公司實施財務變革、推動財務共享的發展提供了強有力的支持。
      企業是通過一個平臺來實施財務共享,信息技術的發展為平臺的構建與使用提供了有利的技術保證。
      例如在×公司的系統建設中,它是以ERP軟件SAP為核心來對企業運營過程中的供、產、銷等最核心的業務數據進行處理,并且為了滿足各個對象不同的管理目標而設計了不同的系統,比如經銷商、供貨商、業務部門以及企業員工的銷售管理系統、采購管理系統、員工自動化辦公系統以及銀企互聯系統等,除此之外還將這些系統實現了與SAP 軟件的全面集成。在公司眾多的辦公用系統中,財務共享的相關系統是企業財務信息系統的重要組成部分,其具體包含了總賬模塊、應收賬款模塊、應付賬款模塊、費用報銷模塊等,這些模塊已經基本完成了信息平臺的建設。這些模塊與系統的建設為財務部門與其他業務部門搭起了一個溝通的橋梁,方便了彼此之間的相互聯系,方便了不同部門之間的銜接,減少了大量人工操作,提高了工作效率。不僅如此,信息技術的使用也最大限度地實現了各類業務的集成,能夠有效地保證業務流程銜接的時效性,同時還能保證數據采集的準確性,這也是實施財務共享的基礎。
      在財務共享的實施過程中,除了要有財務系統作為支撐以外,還需要管理系統等,另外還要對公司已有的其他系統進行重新整合,比如說OA辦公系統、人力資源管理系統以及生產經營系統等。企業不同的部門各有各的需求,它們都會根據自己不同的需求來開發使用不同的系統,而這些系統所使用的語言、技術等都會有不同,這會導致企業集團信息系統的分散化。在對系統重新開發的過程中,將不同的系統進行端口銜接,使其能夠互通有無,實現數據、信息等的融合,避免了一個員工由于需要使用不同的系統而重新登錄進行業務處理,使企業真正實現了業財一體化。
      2.3 流程管理因素
      在實施財務共享時需要通過流程再造的方式對企業的財務進行管理,優化流程改造后的性能,使得流程再造充分發揮作用。   劉漢進等人指出,對流程的管理是財務共享最核心的管理,通過流程管理能夠實現降低成本、增強應變力以及可持續發展的能力。
      在企業實施財務共享之前首先應當對流程進行管理,在此基礎上去掉大量多余、重復以及毫無價值的程序。而對于差異比較大的流程對其進行標準化處理,以此來保障企業財務共享的標準化以及高效性。例如,財務共享服務中心的發票校驗過程就使得供應商和企業的聯系發生前移,剪掉了由于數據不相吻合、差錯退回等的情況,實現了只要開票其各種信息就是正確的前置環節,這在很大程度上實現了效率的提高。在財務共享中,這樣的過程遍布企業財務共享的各個流程,極大地提高了企業處理業務的效率與準確性。
      2.4 組織機構因素
      組織機構作為財務共享的關鍵因素之一,必須有其合理的機構,并且能夠保證各業務單元之間權責明確。
      完成組織機構的構建首先需要明確財務共享服務中心與組織機構中的其他部門是什么關系。其次要明確財務共享服務中心各單元之間的權利與責任,明確其權責關系,盡量避免在實際操作中由于權責不清導致的扯皮、推諉等事項。
      一個有效的組織結構必然能夠使企業集團得到有效的運轉,大家各司其職,職責明確,這對于財務共享服務中心而言更是至關重要。
      2.5 績效管理因素
      績效管理是公司的管理者和職員為了達到既定的目標而共同參與制訂的績效考核計劃、考評內容等。實施績效管理主要是為了通過績效考核等手段來提高公司員工的工作效率,進而提高整個公司的運行效率,實現其既定目標。
      財務共享中的績效管理,主要用于平衡和協調該中心的不同業務單位,促進企業在財務領域的不斷發展與創新。
      2.6 人員管理因素
      人員管理當中最重要的一個要素就是要將一個人放置在他最適合的位置上,從事其最適合的工作,實現“人適其位,位適其人”。
      在良好的人員管理中,一方面要認真分析財務共享服務中心工作人員的不同特點,針對每個人不同的特點實施不同的管理,即進行差異化管理,盡可能地調動起每一個工作人員的工作積極性和能動性,使每個員工熱愛自己的工作崗位,愿意工作;另一方面,除了發現每個人不同的特點外,更應該重視對于知識和流程方面的培訓,這有助于員工及早地熟悉財務共享服務中心的業務流程,加強員工對企業的歸屬感。
      3 展望與總結
      綜上所述,財務共享服務中心已經成為企業集團在現階段實現財務轉型與升級所必選的戰略,也成為大型企業以及跨國企業未來的發展方向。除此之外,財務共享除了能夠帶來降低成本、提高效率的優勢之外,也使企業面臨著巨大的挑戰,譬如企業需要對其生產流程等進行標準化處理,同時要有強大的信息技術作為支持,而實現信息化處理的前提是企業需要大量的前期投資來滿足其設備的需要等。在財務共享的發展過程中,企業應當結合自身的特點,靈活地對其進行運用,不可機械化地套用。
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      [作者簡介]趙建祥(1993—),女,漢族,山西大同人,就讀于西安郵電大學,碩士生,研究方向:資本運營與投融資分析。
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