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SAP系統的財務內部控制管理探討

作者:未知

  [摘 要]SAP作為一種ERP系統,在近年來對我國財務核算軟件市場影響較大,大中型企業核算軟件的選擇逐漸向其傾斜。SAP系統不僅能夠實現財務數據核算,更能夠將管理思想、戰略目標以數據形式傳遞至系統中,強大的核算和管理能力對我國當前的核算與管理機制產生了一定沖擊,同時也對使用SAP系統企業的內部控制提出新的要求。基于此,本文就SAP系統內部控制環境的變化及關鍵點進行分析,以期為相關研究者在強化SAP環境下內部控制工作提供借鑒。
  [關鍵詞]SAP;內部控制管理;財務
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.027
  [中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2019)22-00-02
  1     SAP對企業財務內部控制的影響
  1.1   通過系統設置不相容職務權限,便于企業操作管理
  SAP系統在系統核算管理控制模塊中,對不相容職務進行了精細化分類,對不同行業中的不相容崗位做出了不同操作和審核權限,可以切實增強企業在運營過程中的權限意識,也便于企業在出現風險和問題時落實崗位責任。SAP系統在使用過程中權限劃分極為明確,且數據交叉流動性較好,在明確崗位職能的環境下保障了數據傳輸穩定,能夠基于企業實際的運營管理更改權限,切實增強了崗位數據傳送的時效性,從而滿足崗位制約的內控需求。SAP在實踐操作中,對于崗位權限限制要優于目前市場上的其他ERP系統,脫離崗位審核的業務將無法進行,保障了生產經營活動完全在權限內實施,確保每一個風險控制點均被相關風險管理人員所控制。
  1.2   控制方式發生變化
  企業傳統內部控制措施以手工紙質化的處理控制模式為主,在當前的信息化環境下,大多企業的內部控制雖然實現了信息化處理,但較多仍以人工管理為主。在SAP的管理模式下,內部控制機制能夠以數據形式設定在系統內部,將生產經營活動轉化為數據在SAP系統內流轉,SAP系統內部依據內部控制機制所設定的程序公式能夠將不同的業務數據傳遞至相關處理或審核責任人處,保障數據傳遞的完整和時效性,達到事中控制的目的,而傳統的內部控制多基于對已經發生項目的事后審計和核對。
  1.3   內部控制由事后監督轉向以事前預防、事中檢查為主
  我國傳統的財務核算軟件受制于傳統核算觀念和客觀條件限制,由財務人員對業務數據進行匯總錄入,在月末通過人力結合電子技術對數據進行匯總和分析,在此環境中,需要在數據審核和分析過程中投入大量的人力和物力來保障數據真實有效,一旦財務部門人員編制不足或業務數據激增,往往難以在經營過程中提供具備時效性的財務數據,僅能夠在月末數據匯總時為財務數據使用者提供參考資料,使企業內部監督管理和經營決策存在一定的滯后性。在SAP核算系統中,財務數據除部分較為特殊或較為依賴財務人員專業判斷的業務需要財務人員手工錄入外,大部分業務數據能夠通過特定的程序公式轉換為財務數據,財務人員可以降低數據錄入的工作壓力,轉而強化數據復核和審查,財務數據能夠在業務發生時進行實時更新,保障數據的時效性,同時也為內部控制和運營管理的事中控制和監管奠定了數據基礎,有利于企業在經營過程中實時發現問題,并通過實時數據對發展方向進行及時有效分析和調整,提升企業的經營靈活性。
  1.4   關鍵控制點發生變化
  SAP系統與傳統核算軟件的核心差異在于數據的轉換能力,傳統的內部控制工作需要保障財務數據與業務數據配比,保障財務數據能夠真實有效地反映企業的經營狀況,但SAP軟件能夠通過程序公式對業務數據進行轉換,大大增強了財務數據對經濟業務反映的真實性,所以企業的內部控制工作在控制點上應該轉移至財務人員手工錄入的憑證以及業務人員對SAP操作的準確性上,保障原始數據的真實有效以及財務人員通過專業判斷手工錄入數據的準確性。
  2     SAP環境下財務內部控制建設關鍵點分析——以銷售和收款循環為例
  與傳統的控制關鍵點不同,在SAP環境下,企業集團對制訂的預算計劃可以導入SAP系統中,將相關價格權限、客戶信用額度、發票開具、銷售退貨等權限進行分別設置,內部控制工作無需對業務人員超權限操作進行重點控制,需要對審批權限進行精準控制,保障業務發生符合企業的戰略發展。
  第一,企業需要依據戰略發展需求區分重點業務與一般業務,制定業務指標并錄入SAP系統中,實現銷售預算的滾動預測和數據實時分析,為制訂下一步銷售計劃服務。第二,系統中商品的銷售價格可以被設定,不同權限人員可以對相同商品進行不同程度地折扣處理,一旦銷售人員在低于管控價的基礎上進行銷售,在錄入銷售數據時即可觸發相關審批流程,只有通過最終的權限控制人員審批,經濟業務才能實現,數據才能推送至財務部門,財務部門才能進行結算和發票開具,保障生產經營活動得以有序進行。第三,銷售印鑒保管、銷售合同審核等通過有效權限設置,可以保障銷售合同必須通過有效的價格審批、準確的法務控制實現,大大增強了每一筆經濟業務的可控性。第四,銷售活動在通過法務、財務等部門審核時,結算收款并開具發票后,銷售部門能夠在系統中進行出庫操作,倉儲部門依據出庫單對商品進行出庫,不會在單據傳遞過程中出現人為修改現象,避免產生出庫商品與實際銷售商品不符的風險。第五,從銷售、收款、出庫的角度來看,SAP系統中對于權限設定極為重要,在內部控制工作中對權限的使用情況要進行精準控制,從而最大限度地降低生產經營風險。
  3     SAP環境下財務內控建設成效幾個關鍵因素分析
  3.1   集團一體化思路,統一流程操作   企業集團應用SAP系統時,必須對所有的子公司員工進行培訓。SAP的操作模式和核算觀念是對傳統核算理念的推翻重置,在SAP系統中,企業集團核算是一個統一的整體,要求集團內的子公司摒棄原有各自的核算習慣,對相同的經濟業務做出統一的復核結果。首先,企業集團必須對每一個會計科目的釋義進行匯總并下發至各子公司,保障每一經濟業務核算都是依據集團核算要求進行的,簡單以財務費用而言,財務費用下的二級科目往往存在手續費、貼現費用、利息收入、利息支出、審計費用等,在傳統的核算中,可能存在部分子公司利息收入直接沖減利息支出的行為,供應商的票據貼現補貼沖減財務費用貼現費用的行為。此外,部分子公司完全以二級科目為準,做到收支分離,導致核算口徑不一致,各子公司在數據分析時的財務費用率存在差異,不利于集團對財務費用的分析和控制。在此環境中,企業集團制定統一的核算規則,加之行之有效的績效考核方式,能夠對SAP上線后的數據真實性和可比性進行強化,保障匯總數據真實有效。
  3.2   完善內部交易控制
  在企業集團的經營活動中,難以避免各子公司之間或子公司與母公司之間存在資金拆借、原材料或貨物調撥、固定資產等非流動資產轉移等事項。SAP核算系統可以對內部公司編碼進行統一設置,并在程序公式設定中制定內部交易模式,對內部交易、債權債務和現金流量進行特定數據匯總,構建出完善的內部交易機制,保障內部交易數據有效體現出來,在編制管理口徑報表時準確剔除,保障管理口徑數據能夠真實地反映企業的經營狀況。對于上市公司而言,SAP系統在多個子公司甚至經營區域共用一個賬套,子公司之間或子公司與總部之間的內部交易需要有效反映出來,保障報表合并時財報的真實性,避免數據失真導致不必要的麻煩。在必要的情況下,企業可以另外開辟BPC等軟件來對內部交易數據進行復核,對SAP數據中的真實性進行復核。
  3.3   SAP系統流程的規范化操作
  SAP系統由德國所研發,我國引進時間并不是很長,雖然在近年來通過我國很多研發團隊開發和企業的實踐使用,但是仍然與我國部分制度和地域性約束存在差異,使財務人員必須對業務所推送的財務數據進行專業分析和判斷,對存在差異的數據進行更正。舉例而言,業務部門出于運營需求,需要對庫存商品進行內部結算用于促銷或內部員工激勵,SAP系統往往受制于程序設定,將內部結算商品予以費用化,但是相關費用化科目與實際費用承擔單位不符,或是將本應納入成本管理的內部結算業務統一納入費用管理,用于員工激勵內部結算業務,并未進行個稅和增值稅調整,如此不僅會導致費用失真,更會加大稅務風險。在實踐操作中,財務人員的專業素養和內部控制的有效性成為規避財務核算風險的重要保障,也就成為企業集團內部控制的重點。
  3.4   以財務為中心的系統,緩和業財矛盾
  與傳統核算軟件中財務數據產生方式存在差異,成為財務內部控制的重心,在傳統核算過程中,財務人員在手工錄入財務數據的同時對業務所提供單據進行復核,一旦單據反映經濟業務失真,會以口頭或書面形式通知改正后錄入核算系統。但是在SAP環境下,日常經濟業務數據由業務部門錄入,業務部門在SAP系統的操作能力直接影響財務數據的真實性,財務數據對經濟業務錄入更為依賴,在數據形成上更為被動,這可能導致財務與業務存在一定矛盾,在此環境中,企業集團需要給財務充分的復核權限和督促更正權力,可以在內部控制制度中將業務數據錄入的準確性納入考核,對需要反結算等重置事項進行績效考核,奠定業務部門錄入數據真實性的基礎。同時,企業集團也需要對財務人員復核進行考核,避免過度依賴業務推送數據使企業在經營過程中產生財務數據脫離企業會計制度的現象,進而產生資金、稅務等經營風險。簡言之,就是賦予財務人員更大的監督管理權限,但是同時要強化對財務人員權限使用考核,盡可能通過制度約束降低財務與業務之間的矛盾,保障生產經營活動有序進行,進一步降低經營風險。
  主要參考文獻
  [1]白立敏.淺析SAP對財務行業帶來的變革及其在財務實際工作中的有效應用[J].會計師,2015(21).
  [2]林柳燕.SAP信息系統環境下內部控制之思考[J].中國管理信息化,2019(1).
  [3]宋汝楠,張麗賢.如何利用SAP系統提高審計效率[J].財會學習,2018(12).
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