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S公司財務共享服務中心運行及優化策略研究

作者:未知

  [摘 要]本案以S公司為案例對象。S公司是近年來作為財務共享服務中心建設相對成功的企業,財務共享中心的建設經驗和教訓對其他企業財務共享服務建設和發展都具有借鑒作用。通過介紹S公司財務共享中心的建設過程,分析S公司財務共享服務中心運營狀況,提出了現有模式下財務共享中心存在的問題。針對其存在的問題,從4個方面提出了相應優化策略和解決方案。希望通過對S公司財務共享服務中心的研究,不斷優化和改進現有運營過程中存在的問題,進一步完善財務共享服務模式。
  [關鍵詞]財務共享中心;財務信息傳遞;系統流程;集團管控
  doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.028
  [中圖分類號]F274;F416.8 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2019)22-00-02
  1     相關背景介紹
  隨著全球經濟一體化趨勢日益明顯,企業之間日益激烈的競爭迫使企業尋求新的財務管理方式,以順應市場發展方向,在激烈的國際競爭中不被淘汰。而財務共享中心作為近年來新興的財務管理模式,在節約管理成本、提高公司運行效率、預警風險等方面起到了非常重要的作用。隨著現階段企業公司規模不斷擴大,財務壓力不斷增加,但規模擴大往往伴隨著問題出現,所以應用財務共享平臺對企業來說十分重要,提高財務管理效率,將大量重復性工作交給計算機,有利于減少差錯。
  2     企業概況
  S公司目前在商業領域中是中國最大的零售業公司,競爭壓力大,行業更新換代速度快,一旦跟不上行業發展進程,便會被不斷發展著的全球化經濟所淘汰。所以,跟上全球化進程,只有積極應用互聯網信息技術手段,才能在市場發展中立于不敗之地。S公司從創始之初到今天已有20多年的發展經驗,為了應對互聯網信息技術在財務管理方面創新以及全局市場環境變化,S公司要集中控制企業財務信息,依托互聯網平臺,全方位掌握企業、下屬分子公司的財務狀況,并跨部門、跨地域直接溝通,提高運行效率,了解供應商和服務提供商內部存在的財務問題,進行財務共享中心實踐。
  3     企業當前財務共享中心系統流程
  S公司財務共享服務中心的運行體系由應付賬款、費用報銷、應收賬款、固定資產及總賬組成。
  3.1   應付賬款流程
  應付賬款流程作為S公司財務共享服務的核心,主要包括發票信息收集、數據和業務處理、銀行支付和客戶反饋。S公司將互聯網信息技術應用于財務共享中心。應付賬款流程共分為4個步驟:第一步,票據掃描及整理,供應商提供給公司的票據統一由票據中心進行掃描形成電子文檔,在支付時由核算中心提取信息形成付款依據;第二步,由數據處理中心進行數據及付款內容審核,篩選出異常數據進行補錄或退回;第三,統一進行支付;第四,與供應商之間形成反饋,客戶可以進行業務查詢。
  3.2   費用報銷流程
  作為所有員工最常接觸的部分,提高效率可以提高員工滿意度。借助新的報銷系統,所有人員都可以跨區域和時間報銷業務運營,縮短系統響應時間,提高效率,降低成本。財務共享中心報銷流程共分為5步:第一步,票據掃描與整理;第二步,單據審核,審核信息包括單據狀態、財務審核、業務審核、領導審批是否存在有誤信息;第三步,在系統中自動生成會計憑證;第四步,銀行打款;第五步,公司會對員工進行業務報銷培訓。
  3.3   應收賬款流程
  應收賬款流程具體內容有:第一步,將財務合同錄入系統;第二步,開具發票并整理,根據合同條款確認收入;第三步,核對銀行賬戶,看交易金額是否進入銀行賬戶,并做下一步收入確認;第四步,反饋。作為財務共享服務中心的基本業務,必須是標準、高效率的流程,能夠滿足大量應收業務的需求。
  3.4   固定資產流程
  固定資產流程負責的內容包括資產買賣、資產清查、資產維修等方面。資產購置,將資產購置信息發送至SAP系統中;資產維護,及時在系統中更新固定資產信息;資產處置,當固定資產產生報廢、變賣、虧損等變化時,財務共享服務中心需要對其過程進行及時審核;資產盤點,賬目與實務進行對比,盤點實務數量及質量。由于S公司屬于零售業,下屬固定資產中涉及的業務種類較多,所以需要不斷跟進固定資產確認和計量過程。
  3.5   總賬流程
  總賬流程中最重要的是總賬處理。總分類賬流程包含完整的會計周期,整個周期包括:開立會計期間,創建日記賬分錄,每日與日記賬核對,期末過賬,外幣重估,運行報告,結算會計期間等。所有財務處理結果和應付賬款中生成的業務結果將進入總賬流程。如果要停止總賬流程周期,則需要先停止相應的業務流程。
  4     S公司財務共享服務中心問題解析
  從2008年至今,S公司財務共享服務中心的運作效果基本滿足企業內部財務管理需求。目前,S公司財務共享中心的重中之重是財務業務運營。雖然目前的成本已經降低,工作效率提高,但尚未達到預期效果,實際運作中仍存在一系列問題。
  4.1   運行流程操作與設計分離
  S公司的財務共享中心有統一的管理標準和標準的業務流程,通過業務流程再造消除過去煩瑣的非增值性服務,通過信息系統實時傳輸實現財務信息共享,減輕員工的工作壓力。但目前仍舊出現了一些問題,比如財務人員負責操作共享中心運作,但不涉及流程設計,所以,財務人員在操作過程中發現系統的改進之處無法及時反饋給流程設計部門,會影響系統升級,制約財務效率提高。
  4.2   財務信息傳遞效率不高   進入財務共享系統的財務信息需要進行一系列審計,包括向系統提交申請、領導系統審查、審查一系列信息傳輸流程。這一過程通常由于步驟多導致所需時間長,一旦過程中信息傳遞出現問題,那么會進一步影響信息在流程中的進一步共享,從而導致執行效率降低并增加成本。
  4.3   財務信息處理效率不高
  財務共享中心模型下的財務處理需要整合業務部門的數據,并在分析和處理后共享財務數據,這一系列過程需要信息系統的支持。目前,S公司的信息管理系統基本涵蓋了共享服務的相關業務,但集成和共享仍存在不足。各分公司和子公司的日常財務核算信息必須通過票據成像系統平臺,如果由于信息技術原因,財務共享系統發生錯誤,可能會影響財務數據破損或無法按時執行。
  4.4   員工綜合業務能力有待提升
  作為一家在線和實體整合開發的大型企業,S公司擁有
  1 600多家連鎖店和分支機構,如金融、房地產和線下門店。業務部門和財務共享服務中心大多不在同一地點,財務共享中心工作人員也不了解日常交易業務發生的細節。財務共享服務中心的員工只執行業務數據操作,問題處理能力不好,如出現問題時需要反饋給業務部門,降低了業務處理的效率。
  5     S公司財務共享中心運行優化策略
  5.1   優化財務共享流程,提高管理效率
  隨著S公司旗下連鎖店不斷增加,線上線下交易的業務形式不斷多元化。在許多情況下,財務服務無法根據實際運營中的設計過程進行處理,因此,財務共享服務流程和優化改進尤為重要。流程實施過程中的連續監控和可行性分析是流程優化的基礎。借鑒中興通訊財務共享服務中心建設的經驗,通過核心業務流程重組,對財務共享流程進行重新規劃,將DMAIC模型運用在S公司財務共享服務中心的流程優化中,并加強業務流程監管。
  5.2   減少財務審批時間,提升財務管理效率
  S公司作為一家大型私營企業,連鎖店遍布全國,金融業務也很復雜。在如此大量的業務中,S公司財務信息的傳遞和處理經常遭遇不合時宜的現象。如果員工工作效率低下或發生人為錯誤,則相應的影響范圍將成倍增加,會對銷售業務甚至交付業務產生很大的負面影響。因此,S公司應該使用流程管理,對可能出現的特殊情況進行提前準備并預案,以在發生時減少解決時間,提高效率。
  5.3   緊跟信息化進程腳步,優化信息系統
  S公司的金融共享服務每天要處理數以萬計的財務信息。為確保中心的穩定運行,共享服務所需的信息系統必須高效穩定。共享服務中心的信息系統由不同的子系統組成,支持不同的業務流程。由于這一特點,子系統需要高度集成和統一,以滿足財務共享服務。鑒于S公司的大量的財務信息還缺乏集成和共享,因此可以使用移動互聯網技術,引入云計算等技術手段,整合數據信息,建立統一的數據編碼和標準,使財務共享中心進一步完善。
  5.4   升級員工績效考核標準,提升員工綜合素質
  S公司的財務共享服務中心是一個分工明確、流程標準明確的部門,但員工的能力要求不僅是完成流水線操作的基本工作。S財務共享服務中心的員工不僅要有自己的業務能力要求,還要有與其工作相關的其他知識。一方面,公司應加強對財務人員技能與業務知識的評估,建立健全部門績效評價體系。另一方面,隨著公司業務擴張,財務共享服務中心處理的財務工作越來越多,增值業務不斷擴大,中心對人才的需求也越來越強烈。因此,建立知識管理系統以幫助員工自我提升尤為重要。
  6     結 語
  目前,S公司財務共享服務中心的建設初見成效,系統結構合理,業務處理標準化程度高,業務流程重組效果顯著,信息系統健全。但是,S公司的財務共享服務中心仍然存在服務提供效率不足,員工流動率大,流程設計與實際運作分離等缺點。基于此,本文從優化流程設計,強化流程管理,優化信息系統,提高效率管理等方面分析了S公司財務共享服務中心存在的問題,旨在促進S公司可持續發展。
  主要參考文獻
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