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淺談大數據背景下電子檔案信息管理存在的問題及對策

作者:未知

  摘 要:隨著科學技術的飛速發展,信息流通越來越快速,信息量也越來越大,這使得檔案管理部門工作量也不斷增加。在大數據時代的背景下,傳統的紙質檔案管理已經不能滿足人們對檔案管理的要求了,因此,電子檔案信息管理勢在必行,然而在實際的應用中,電子檔案信息管理還是存在許多不足的,本文就這種情況進行簡要分析并提出對策。
  關鍵詞:大數據 電子檔案信息管理 存在的問題 對策
  中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1003-9082(2019)11-00-01
  當前的社會處在一個大數據時代,各行各業都在積極的迎接挑戰和機遇,構建信息化平臺。電子檔案信息管理有利于提升檔案管理工作的效率和質量,然而實際管理工作中,由于各種原因,檔案管理工作仍存在不少問題,找出并解決這些問題,才能更好的推進電子檔案信息管理工作的高效進行。
  一、電子檔案信息管理的重要性
  傳統檔案管理工作大都采用紙質形式對檔案進行保存,這使得檔案管理工作量很大,又不利于保管。火災、受潮和蟲害都會對紙質檔案造成破壞,為了確保檔案能正常使用,這就需要有專人負責管理和保存,增加了人力和財力的負擔。另外,傳統紙質檔案在使用上不夠方便,查閱難度大。電子檔案信息的出現,不僅可以解決檔案資料存放的問題,提升檔案的安全性,還能方便人們進行檢索、查閱資料、提升檔案的利用率,突出檔案資料的作用[1]。因此,在大數據背景下做好電子檔案信息管理具有重要意義。
  二、電子檔案信息管理存在的問題
  1.檔案管理意識不強,缺乏服務意識
  很多情況下,人們并不重視檔案管理工作,在一定程度上影響了電子檔案信息的有效發展,導致文件丟失率偏高,檔案資料得不到合理利用。特別是在大數據背景下,電子檔案信息繁多紛雜,這些信息都是要經過技術化處理再保存的,如果檔案管理意識薄弱,不僅影響管理效率還會造成資源的浪費,影響檔案管理工作的開展。當前許多檔案管理部門的服務意識薄弱,都是被動的服務,沒有積極主動的服務客戶,客戶不問絕不會多說一句話,這也是制約電子檔案信息有效發展的重要原因之一。
  2.檔案管理軟件不能通用
  雖然目前電子檔案信息管理有了很大的進步,但新型的檔案管理軟件還是存在著一些問題,影響了檔案管理工作效率和質量的提升。比如檔案管理軟件之間不能通用,電腦型號不一樣,軟件就不能兼容,直接影響了檔案資源的貢獻,給電子檔案信息管理工作的有序開展造成不利影響。
  3.缺乏統一的標準規范電子檔案信息管理
  標準化的管理有利于保證檔案信息庫中的信息真實性,有利于提升檔案信息管理的安全性。然而目前的檔案管理中,由于各種原因,如工作領域、部門和機構間的工作差異等,檔案管理部門缺乏統一的標準對檔案進行編制,影響信息庫的真實性,從而造成電子檔案信息管理工作的開展緩慢[2]。
  4.電子檔案信息存在安全隱患
  為了方便員工操作,電子檔案管理系統一般都是采用驗證登錄名和密碼雙重保護,這種方法萬一密碼泄露,被心懷不軌的人登入系統,對檔案資料進行惡意的篡改、偽造,直接威脅到檔案資料使用的安全性。另外,電子檔案信息具有結構復雜、儲存信息多樣的特點,如果電腦系統崩潰或者病毒入侵,會造成無法挽回的損失。
  5.相關法律法規不完善
  當前有關檔案管理工作的法律法規大都是針對傳統的檔案管理模式,大數據背景下要求法律法規要跟上時代發展的腳步,定期頒布與電子檔案信息管理相關的法律法規,為促進電子檔案信息工作的發展提供法律依據。
  二、促進電子檔案信息管理工作發展的對策
  1.轉變管理理念,提升服務意識
  電子檔案信息管理要想進行的順利、進行的徹底,首先要轉變管理理念。把傳統的管理理念和互聯網思維結合起來,優化管理手段,提升服務意識,重視對檔案的管理,提高管理效率,使檔案信息更加真實,更加全面。改變被動服務的狀態,檔案管理員通過整理收集,在不違反保密性的前提下,把檔案資料整理成各類報告進行公示,方便大家進行查閱,提高檔案資料的利用率。
  2.加強信息化建設,實現檔案軟件通用
  電子檔案信息管理的目的是為了檔案資源的共享,加強信息化建設,有利于實現檔案軟件的通用,最大限度的發揮檔案資源的作用。因此,檔案館管理部門要注重對先進信息技術的引進,創新檔案管理模式,實現自動化處理,提高檔案的檢索、利用。例如可以利用計算機技術對管理軟件進行編程,實現軟件的兼容。通過互聯網傳輸檔案資料,可以不受時間、空間的進行共享,還能避免檔案資料不易保存的問題。
  3.統一規范電子檔案信息管理標準
  建立健全的管理體系,形成統一性原則的電子檔案信息化管理標準,對電子檔案信息管理具有重要的意義。隨著社會的發展,對檔案的管理手段和管理水平也在不斷的進步,建立統一的檔案信息管理標準,有利于系統軟件之間的通用,有利于實現檔案管理的標準化,從而提高檔案信息管理效率和質量。
  4.有效提高電子檔案信息管理的安全性
  檔案資源是信息資源中重要的一環,為我國的政治建設和社會經濟建設提供信息基礎,發揮著重要的作用。因此,在電子檔案信息管理過程中,要提高檔案管理的保密性和安全性,建立完善的安全保障機制。首先,要強化網絡安全意識,提高警惕,主動采取有效的措施預防不法分子的入侵。其次,管理部門要加強對電子檔案的信息管理,密切監控計算機網絡安全,經常進行殺毒,隔離計算機的內網和外圍,確保檔案信息的安全[3]。
  5.建立完善的法律法規
  我國是法制國家,建立完善的法律法規,能為電子檔案信息管理提供堅實的保障,做到有法可依,有章可循,為電子檔案信息的未來發展做出貢獻。同時要加強對檔案管理隊伍的建設,定期進行交流培訓,提高他們的業務素質,從而更好的為讀者服務,為數據庫的安全運營出一份力。
  結語
  在大數據背景下,加強電子檔案信息管理工作的建設,對可持續發展有著重要的作用。要跟隨時代的腳步,抓住機遇,通過對檔案管理設備的更新、人員的培訓,在保證檔案安全的前提下,解決面臨的問題,推動電子檔案信息管理工作的開展,從而充分發揮檔案資料的實際作用。
  參考文獻
  [1]嚴卉.加強電子檔案信息安全管理工作[J].信息通信,2019(01):184-185.
  [2]劉曉慧.電子檔案信息安全管理和技術措施分析[J].東方企業文化,2018(S2):94.
  [3]陳思寧.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科技經濟導刊,2018,26(17):233
轉載注明來源:http://www.361tx.com/4/view-15069034.htm

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